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Invoicetrack automatisiert den gesamten Prozess Ihrer Lieferantenbuchhaltung. Alle Arbeitsschritte, vom Rechnungseingang bis zur Freigabe und Verbuchung werden unterstützt und laufen automatisch ab, wo immer dies möglich und gewünscht ist.

Elektronischer Rechnungseingang

Vermeiden Sie Papier in Ihrem Rechnungseingang! Der Projektablauf zur Umstellung auf E-Rechnungen ist mit Invoicetrack ganz einfach:

  1. Sie richten eine Mailadresse für Ihre Lieferantenrechnungen ein.
  2. Sie fordern Ihre Lieferanten auf, in Zukunft E-Rechnungen zu senden.
  3. Das Invoicetrack E-Rechnungsservice importiert Rechnungen und deren Anhänge, die von Ihren Lieferanten via E-Mail gesendet werden.

Mit Invoicetrack erreichen sie:

Digitalisierung

Invoicetrack E-Invoicing ermöglicht die vollständig papierlose und automatisierte Verarbeitung von eingehenden Rechnungen. Mit dem Invoicetrack Web-Scan Modul, scannen Sie Papierrechnungen und andere Dokumente wie Lieferscheine, Mahnungen, Auftragsbestätigungen und Beilagen. Dies erfolgt entweder zentral (Poststelle), oder dezentral verteilt. Installation und Bedienung der Scanner erfolgen direkt in der Invoicetrack Web-Anwendung.

Hohe Lieferantenbeteiligung

Das Invoicetrack E-Rechnungsservice basiert auf zwei weltweit verfügbaren und kostenlosen Standards: PDF und E-Mail. Das garantiert hohe Benutzerakzeptanz und verschafft Ihnen und Ihren Lieferanten die Unabhängigkeit von proprietären Netzwerken. Die meisten Invoicetrack Kunden verzeichneten bereits nach 6-12 Monaten eine Reduktion ihrer Papierrechnungen um 50%.

Hoher Automatisierungsgrad

Das Invoicetrack Datenerfassungsservice liest sämtliche benötigte Daten aus den PDF Rechnungen Ihrer Lieferanten aus. Die Flexibilität und Effizienz der Datenerfassung ist der Grundstein unseres Ansatzes zur automatischen Verarbeitung von PDF-Rechnungen.

Sicherheit & Gesetzeskonformität

Das Invoicetrack E-Rechnungsservice stellt gesicherte Mailboxen für den Empfang ihrer Lieferantenrechnungen bereit. Eingehende E-Mails werden strengen Sicherheitsprüfungen unterzogen um sicherzustellen, dass nur Nachrichten autorisierter Lieferanten zur Verarbeitung gelangen. Invoicetrack erfüllt gesetzliche und steuerliche Auflagen von weitgehend allen Staaten. Für Länder, in denen Rechnungen eine elektronische Signatur benötigen, hat Invoicetrack die Funktion zur Verifizierung.

Datenerfassung & Qualitätssicherung

Vollständige und genaue Rechnungsdaten sind für eine korrekte Lieferantenbuchhaltung eine Grundvoraussetzung – ebenso für deren Automatisierung. Das Invoicetrack Datenerfassungsservice stellt die Daten aller Eingangsrechnungen zeitnah und geprüft zur Verfügung.

Das Invoicetrack Datenerfassungsservice liefert Ihnen qualitätsgesicherte strukturierte Rechnungsdaten – ganz gleich ob Sie die Dokumente in Papierform oder als PDF erhalten.

Invoicetrack extrahiert aus dem Rechnungsdokument alle relevanten Daten und gleicht diese mit den entsprechenden Beständen ihres ERP / Finanz­systems ab, um die Dokumente eindeutig einem Buchungskreis, Lieferanten und Bestelldaten zuzuordnen. Dieser Vorgang läuft automatisch ab und wird durch Einbeziehung historischer Rechnungsdaten unterstützt. Die integrierte Qualitätssicherung garantiert ein Höchstmaß an Zuverlässigkeit.

Zur täglichen Praxis der Rechnungsverarbeitung gehören auch schlecht gedruckte und teilweise handschriftlich erstellte Rechnungsdokumente. Hierfür bieten wir die manuelle Erfassung durch unsere fundiert geschulten Datenerfassungsexperten an. Ihre Mitarbeiter verschwenden daher keine Zeit mit redundanter Datenerfassung.

Bestellungsabgleich & Kontierung

Dieses Modul ist das Herzstück des Invoicetrack Automatisierungs­systems. Es identifiziert den konkreten Geschäftsfall zur erhaltenen Rechnung und ordnet das Dokument richtig zu. Invoicetrack vergleicht die Rechnungsdaten mit den aktuellen Daten aus Ihrem ERP-System. Jede Rechnung wird ihren Bestellungen und etwaigen Wareneingängen gegenübergestellt. Bei Rechnungen ohne entsprechende Bestellung, erfolgt eine Zuweisung von Buchhaltungsinformationen (Konten, Kostenstellen etc.) und eine Übermittlung der Rechnung zur Freigabe an die entsprechenden Mitarbeiter.

Regelwerk der Automatisierung

Das Invoicetrack Regelwerk ist eine Sammlung von definierten Abläufen, die festlegen, wie die Automatisierung der Rechnungsverarbeitung erfolgen soll. Alle Module werden von diesen Regeln gesteuert und können einfach an individuelle Wünsche angepasst werden.

Informationsaustausch

Falls nicht alle Informationen, die für die Verbuchung einer Rechnung benötigt werden, zur Verfügung stehen und sich diese auch nicht aus vorhandenen Datenquellen oder Regeln ableiten lassen, fordert Invoicetrack diese automatsich vom jeweiligen Verantwortlichen an. Beispielsweise wenn die Wareneingangsbuchung zu einer Rechnung noch nicht vorhanden ist, wird automatisch eine Aufforderung zur Wareneingangsbuchung an das zuständige Lager geschickt. Ein weiterer häufiger Anwendungsfall ist, wenn die Bestellnummer nicht am Beleg angegeben wurde, so kann diese Information auch bei der zuständigen Person erfragt werden. Invoicetrack bestimmt die verantwortliche Person und holt von dieser die benötigten Informationen automatisch ein. Wenn die Rechnung fehlerhaft ist, wird sie, mit dem entsprechenden Vermerk, an den Lieferanten zurückgesendet.

Genehmigungsablauf

Zur Freigabe von Lieferantenrechnungen werden häufig Mitarbeiter von anderen Abteilungen einbezogen. Beispielsweise, wenn Preis und Menge von der Bestellung abweichen, oder überhaupt keine Bestellung vorliegt. Mit Invoicetrack definieren Sie Ihre individuellen Regelungen und optimieren Ihren Workflow zur Rechnungsfreigabe.

AP / Ausnahmenregelung

Abweichungen und Klärungsbedarf sind Alltag in jeder Lieferanten­­buch­haltung. Invoicetrack unterstützt Sie dabei maßgeblich. Nicht jeder Geschäftsfall lässt sich automatisch verbuchen. Beispielsweise, wenn Rechnungen unvollständig sind, Auftragsnummern fehlen oder Wareneingänge noch nicht verbucht wurden. Diese Fälle werden von Invoicetrack Ihren Mitarbeitern zur Klärung vorgelegt.

Prozess Monitor

Invoicetrack protokolliert für jede einzelne Rechnung alle Schritte vom Empfang über die Verbuchung bis zur Archivierung. Sie haben ab Rechnungserhalt für den gesamten Prozess absolute Übersicht und Steuermöglichkeiten. Die automatische Datenerfassung liefert Ihnen detaillierte Aussagen zu Finanzkennzahlen. Invoicetrack liefert Ihnen Schlüsselindikatoren für Ihre Prozessoptimierung. Beispielsweise um große Lieferanten auf elektronische Rechnungslegung umzustellen oder den Automatisierungsgrad in der Lieferantenbuchhaltung zu erhöhen.

Invoicetrack hält alle Dokumente 18 Monate nach der Verbuchung schnell aufrufbar für Sie bereit. Invoicetrack ist kein Ersatz für Ihr elektronisches Archiv. Vielmehr werden bei der Verbuchung sämtliche Dokumente von Invoicetrack in Ihr Datenarchiv übertragen.

Das ist der letzte Schritt, bevor die Rechnung bezahlt wird. Invoicetrack stellt die Korrektheit der Rechnung durch einen Vergleich mit der dazugehörigen Bestellung sicher. Danach erfolgt eine automatische Verbuchung. Für Rechnungen ohne Bestellung können spezifische Regeln für Lieferanten und Kontozuordnungen definiert werden, um den Freigabeprozess zu automatisieren. Jene Rechnungen, für die kein Standard definiert wurde, werden zur manuellen Verbuchung an einen Mitarbeiter der Buchhaltung übermittelt.

Invoicetrack stellt den fertigen Buchungssatz für das ERP System zur Verfügung, der über entsprechende Schnittstellen des ERP Systems verbucht werden kann. Es können gleichzeitig mehrere, auch unterschiedliche ERP Systeme in mit einer Invoicetrack Lösung gekoppelt werden.